ภารกิจหลัก งานธุรการและสารบรรณ เป็นหน่วยงานในสังกัดสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา มีหน้าที่ความรับผิดชอบในการบริหารงานสารบรรณกลางของมหาวิทยาลัย โดยบริหารงานหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายหนังสือราชการ นอกจากนี้ยังได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติหน้าที่ราชการเพิ่มเติมบางประการ โดยสรุป งานธุรการและสารบรรณ สำนักงานอธิการบดี ของมหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา รับผิดชอบในการดำเนินงานโดยทั่วไป ซึ่งมีหน้าที่หลัก ดังนี้ ๑. ออกเลขที่หนังสือราชการ ๒. ร่าง พิมพ์ ตรวจทาน รับ – ส่ง และโต้ตอบหนังสือราชการ ๓. เสนอและบันทึกต่อท้ายหนังสือราชการเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาลงนาม ๔. จัดทำประกาศ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับและข้อราชการอื่นของมหาวิทยาลัย ๕. ทำหนังสือรับรองสิทธิ์ของอาจารย์ ข้าราชการ และบุคลากรในสังกัด ๖. เวียนหนังสือราชการให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบเพื่อถือปฏิบัติ ๗. จัดเก็บรักษาหนังสือราชการ ๘. บริการข้อมูล ค้นหาเอกสารที่เก็บรักษาไว้ ติดตามเรื่องราชการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยและแจ้งแก่หน่วยงานอื่น ๆ ตลอดจนผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ ๙. ให้ยืมและทำลายหนังสือราชการตามที่ผู้มีอำนาจอนุญาต ๑๐. กำกับดูแลและจัดให้บริการโทรศัพท์ โทรสาร ๑๑. จัดทำสรุปและดำเนินการเบิกจ่ายเงินค่าไปรษณีย์ รับ – ส่งจดหมาย โทรศัพท์และโทรสาร ๑๒. จัดทำทะเบียน และสถิติงานในความรับผิดชอบ ๑๓. ประสานงานทั่วไป และปฏิบัติงานอื่นตามที่ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี รองอธิการบดี และอธิการบดีมอบหมาย รายละเอียดภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ 1. งานรับ-ส่งหนังสือ * รับเรื่องจากหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย * จัดทำทะเบียนรับหนังสือที่ส่งถึงมหาวิทยาลัย และทะเบียนหนังสือส่ง * ออกเลขที่คำสั่งมหาวิทยาลัย * จัดทำสำเนาการรับ-ส่งหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐาน * จัดส่งหนังสือภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย * จัดส่งหนังสือเพื่อเสนอผู้บริหาร ได้แก่ อธิการบดี และผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี * รับหนังสือ จดหมาย พัสดุ จากไปรษณีย์ เพื่อนำส่งหน่วยงาน และบุคลากรของมหาวิทยาลัย * จัดส่งหนังสือเวียนแจ้งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อทราบหรือเพื่อถือปฏิบัติ * ส่งหนังสือภายในสำนักงานอธิการบดี * นำส่งหนังสือราชการ พัสดุไปรษณีย์ และจดหมายลงทะเบียนฝากส่งที่ทำการไปรษณีย์ มหาวิทยาลัย * ดำเนินการจัดส่งหนังสือราชการทางโทรสาร * ประสานงานการรับ-ส่งหนังสือกับเจ้าหน้าที่จากหน่วยงานระดับ คณะ สำนัก ศูนย์ ที่มารับเรื่องจากหน่วยส่งหนังสือของงานสารบรรณ * หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา 2. งานร่างโต้ตอบหนังสือ * จัดทำ ร่างโต้ตอบหนังสือภายใน-ภายนอก * ร่างหนังสือราชการทุกชนิด * บันทึกเสนอความเห็นต่อผู้บังคับบัญชา * จัดทำเอกสารแนบเรื่อง (ถ้ามี) * สำเนาเอกสารแนบเรื่อง (ถ้ามี) * กรณีเป็นเรื่องด่วน ต้องโทรศัพท์ / ส่งโทรสารแจ้งให้หน่วยงาน บุคลากร ทราบล่วงหน้าก่อน * ร่างคำสั่ง / ประกาศ ของหน่วยงานและมหาวิทยาลัย * ติดตามเรื่องที่มหาวิทยาลัยขอข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ * หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา 3. งานพิมพ์และสำเนาเอกสาร * จัดทำสำเนาหนังสือส่งตามหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง * จัดพิมพ์ ส.ค.ส. และซองบัตรเชิญ * หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา 4. งานประสานงานพิธีการ * ประสานงาน และดำเนินการในงานพิธีวันสำคัญต่างๆ * จัดเตรียมทำโล่หรือของที่ระลึกในการจัดงาน * จัดทำคำกล่าวรายงาน คำกล่าวตอบ และกำหนดการในงานที่เกี่ยวข้อง * หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา 5. งานจัดเก็บ ค้นหา และทำลายเอกสาร * จัดเก็บเอกสารราชการให้เป็นระบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ให้เป็นหมวดหมู่ * จัดเก็บเอกสารตามลักษณะการปฏิบัติงาน * จัดเก็บเอกสารเมื่อปฏิบัติงานเสร็จแล้วเข้าแฟ้ม * ให้บริการค้นหาเอกสารหนังสือราชการ * หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา
|