ภารกิจหลัก

งานธุรการและสารบรรณ เป็นหน่วยงานในสังกัดสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา มีหน้าที่ความรับผิดชอบในการบริหารงานสารบรรณกลางของมหาวิทยาลัย โดยบริหารงานหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายหนังสือราชการ นอกจากนี้ยังได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติหน้าที่ราชการเพิ่มเติมบางประการ โดยสรุป งานธุรการและสารบรรณ สำนักงานอธิการบดี ของมหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา รับผิดชอบในการดำเนินงานโดยทั่วไป ซึ่งมีหน้าที่หลัก ดังนี้

๑. ออกเลขที่หนังสือราชการ

๒. ร่าง พิมพ์ ตรวจทาน รับ – ส่ง และโต้ตอบหนังสือราชการ

๓. เสนอและบันทึกต่อท้ายหนังสือราชการเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาลงนาม

๔. จัดทำประกาศ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับและข้อราชการอื่นของมหาวิทยาลัย

๕. ทำหนังสือรับรองสิทธิ์ของอาจารย์ ข้าราชการ และบุคลากรในสังกัด

๖. เวียนหนังสือราชการให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบเพื่อถือปฏิบัติ

๗. จัดเก็บรักษาหนังสือราชการ

๘. บริการข้อมูล ค้นหาเอกสารที่เก็บรักษาไว้ ติดตามเรื่องราชการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยและแจ้งแก่หน่วยงานอื่น ๆ ตลอดจนผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ

๙. ให้ยืมและทำลายหนังสือราชการตามที่ผู้มีอำนาจอนุญาต

๑๐. กำกับดูแลและจัดให้บริการโทรศัพท์ โทรสาร

๑๑. จัดทำสรุปและดำเนินการเบิกจ่ายเงินค่าไปรษณีย์ รับ – ส่งจดหมาย โทรศัพท์และโทรสาร

๑๒. จัดทำทะเบียน และสถิติงานในความรับผิดชอบ

๑๓. ประสานงานทั่วไป และปฏิบัติงานอื่นตามที่ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี รองอธิการบดี และอธิการบดีมอบหมาย

1. งานรับ-ส่งหนังสือ
* รับเรื่องจากหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
* จัดทำทะเบียนรับหนังสือที่ส่งถึงมหาวิทยาลัย และทะเบียนหนังสือส่ง
* ออกเลขที่คำสั่งมหาวิทยาลัย
* จัดทำสำเนาการรับ-ส่งหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐาน
* จัดส่งหนังสือภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย
* จัดส่งหนังสือเพื่อเสนอผู้บริหาร ได้แก่ อธิการบดี และผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี
* รับหนังสือ จดหมาย พัสดุ จากไปรษณีย์ เพื่อนำส่งหน่วยงาน และบุคลากรของมหาวิทยาลัย
* จัดส่งหนังสือเวียนแจ้งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อทราบหรือเพื่อถือปฏิบัติ
* ส่งหนังสือภายในสำนักงานอธิการบดี
* นำส่งหนังสือราชการ พัสดุไปรษณีย์ และจดหมายลงทะเบียนฝากส่งที่ทำการไปรษณีย์ มหาวิทยาลัย
* ดำเนินการจัดส่งหนังสือราชการทางโทรสาร
* ประสานงานการรับ-ส่งหนังสือกับเจ้าหน้าที่จากหน่วยงานระดับ คณะ สำนัก ศูนย์ ที่มารับเรื่องจากหน่วยส่งหนังสือของงานสารบรรณ
* หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา

2. งานร่างโต้ตอบหนังสือ
* จัดทำ ร่างโต้ตอบหนังสือภายใน-ภายนอก
* ร่างหนังสือราชการทุกชนิด
* บันทึกเสนอความเห็นต่อผู้บังคับบัญชา
* จัดทำเอกสารแนบเรื่อง (ถ้ามี)
* สำเนาเอกสารแนบเรื่อง (ถ้ามี)
* กรณีเป็นเรื่องด่วน ต้องโทรศัพท์ / ส่งโทรสารแจ้งให้หน่วยงาน บุคลากร ทราบล่วงหน้าก่อน
* ร่างคำสั่ง / ประกาศ ของหน่วยงานและมหาวิทยาลัย
* ติดตามเรื่องที่มหาวิทยาลัยขอข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ
* หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา

3. งานพิมพ์และสำเนาเอกสาร
* จัดทำสำเนาหนังสือส่งตามหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
* จัดพิมพ์ ส.ค.ส. และซองบัตรเชิญ
* หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา

4. งานประสานงานพิธีการ
* ประสานงาน และดำเนินการในงานพิธีวันสำคัญต่างๆ
* จัดเตรียมทำโล่หรือของที่ระลึกในการจัดงาน
* จัดทำคำกล่าวรายงาน คำกล่าวตอบ และกำหนดการในงานที่เกี่ยวข้อง
* หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา

5. งานจัดเก็บ ค้นหา และทำลายเอกสาร
* จัดเก็บเอกสารราชการให้เป็นระบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ให้เป็นหมวดหมู่
* จัดเก็บเอกสารตามลักษณะการปฏิบัติงาน
* จัดเก็บเอกสารเมื่อปฏิบัติงานเสร็จแล้วเข้าแฟ้ม
* ให้บริการค้นหาเอกสารหนังสือราชการ
* หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา